Quello del marketing digitale oggi è un mondo che a volte genera confusione. Non solo per la sua vastità, per le sue regole, ma perché, soprattutto per chi ci si affaccia da poco, può essere difficile inquadrare esattamente obiettivi, mezzi e, soprattutto, come fare. Quasi tutti si fermano a valutare il ritorno sull'investimento pubblicitario (ROAS, che sta per Return on Ad Spend), che in effetti è ovviamente un indicatore molto utile per misurare l'efficacia delle campagne. Eppure, in troppi trascuriamo un altro strumento, meno noto ma altrettanto potente: il Registro delle Attività di Trattamento (generalmente lo si chiama semplicemente, così come avviene per il ROAS, con il suo acronimo inglese, ovvero ROPA: Record of Processing Activities). Spesso considerato solo un obbligo di conformità da parte del GDPR e nonostante soprattutto ultimamente si stiano avanzando proposte di semplificazione o addirittura della sua rimozione, il ROPA può diventare un'arma segreta per ottimizzare le strategie di marketing.
Non solo conformità: i vantaggi del ROPA nel marketing
Ma lo sai, invece, che il ROPA non è solo un documento di conformità, ma può essere trasformato e utilizzato a tutti gli effetti come un vero e proprio vantaggio competitivo? Ecco perché:
- Ma lo sai, invece, che il ROPA non è solo un documento di conformità, ma può essere trasformato e utilizzato a tutti gli effetti come un vero e proprio vantaggio competitivo? Ecco perché:
- Quali dati hai dei clienti: il ROPA ti aiuta a catalogare tutti i dati che possiedi sui tuoi clienti, creando un inventario completo e dettagliato.
- Cosa puoi fare con quei dati: con un ROPA ben strutturato, sai esattamente quali dati puoi utilizzare per le tue campagne di marketing, senza preoccupazioni legali.
- Quali strumenti di terze parti hanno accesso ai dati dei clienti: il ROPA ti permette di monitorare quali strumenti esterni accedono ai dati, garantendo trasparenza e sicurezza.
- Perché hai quei dati: documentare il motivo per cui raccogli i dati ti aiuta a mantenere tutto ordinato ed efficiente, evitando spese inutili.
Efficienza e risparmio con il ROPA
Da qui diventa molto più intuitivo capire che un ROPA ben gestito può rivelare inefficienze e opportunità di risparmio:
- Strumenti duplicati: scopri se stai pagando per più strumenti che svolgono la stessa funzione.
- Contatti inutilizzati: puoi facilmente individuare tutta una serie di contatti erroneamente tralasciati e trascurati.
- Semplificazione dello stack, che può portare a risparmi importanti.
Perché i concorrenti spesso non hanno il ROPA?
E per chi si chiede come mai le aziende concorrenti potrebbero non avere ROPA, beh, a parte gli esenti (ma su questo punto ci torniamo tra poco), spesso, purtroppo, le aziende finiscono per utilizzare dati in modo non trasparente o addirittura illegale, e a volte senza neanche rendersene conto. Questo non solo mette a rischio la loro reputazione, ma li espone anche a sanzioni legali.
I benefici del ROPA per il marketing
A fronte di tutto quello che abbiamo dettagliato finora, possiamo facilmente riassumere quali sono i benefici del ROPA:
- Mappatura dei dati di marketing: un ROPA ti fornisce una mappa dettagliata dei tuoi asset di dati.
- Inventario completo degli asset dati dei clienti: sai esattamente quali dati possiedi e come utilizzarli.
- Sicurezza legale: puoi operare senza preoccupazioni legali, sapendo di essere conforme.
- Opportunità di arricchimento dati: identifica nuove opportunità per arricchire i tuoi dati.
- Linee guida chiare per nuove campagne: crea campagne di marketing basate su dati accurati e aggiornati.
Possiamo guidarti nella compilazione e nella gestione del tuo ROPA in modo efficiente:
- Identificazione degli strumenti: individuiamo tutti gli strumenti che gestiscono i dati dei clienti, dai CRM alle piattaforme di analytics.
- Documentazione dettagliata: per ogni strumento, documentiamo cosa entra, cosa esce, come si connette agli altri strumenti, per quanto tempo i dati restano lì e perché li stai raccogliendo.
- Controllo delle attività di marketing: facciamo un inventario delle campagne attive, dei criteri utilizzati, dei segmenti di clienti creati e delle opportunità di arricchimento dati.
- Aggiornamento e manutenzione: check annuali facoltativi, non abbandoniamo mai i nostri clienti.
Errori comuni da evitare
Prima di concludere, due cose da tenere a mente e ricordare sempre:
- Non abbandonare il ROPA: deve essere aggiornato e controllato regolarmente.
- Nessuno è esente: anche se tecnicamente si può evitare, rischi di perdere la fiducia dei clienti, la due diligence degli investitori e la sicurezza del team.
Insomma, il ROPA non è solo un obbligo di conformità, ma un potente strumento di marketing che può aiutarti a ottimizzare le tue strategie, risparmiare risorse e operare in modo trasparente e legale. In pratica viene da dirci perché non l’abbiamo ancora fatto? Perché non lo teniamo aggiornato? Se ti stai ponendo queste domande contattaci subito, con il ROPA ti aiutiamo noi.
