Clic! Che bella immagine: questa foto sui social sarà perfetta! Beh, no, non proprio. Sì, l'evento aziendale è stato un successone e la foto è proprio carina, ma... spiacenti, se non c'è consenso informato questa foto non può andare proprio da nessuna parte. Perché il concetto di base è anche semplice, volendo: consenso informato da parte dei presenti e via, puoi pubblicare le foto sui social. Questo è un aspetto cruciale del GDPR e della normativa sulla privacy, che considera le immagini di persone come dati personali. Non è la prima volta che parliamo di consenso e privacy, come per esempio abbiamo visto in questo articolo, e andiamo a vedere perché è importante fare le cose come si deve.
Foto sui social = consenso
Le foto scattate durante una festa aziendale ritraggono individui e, secondo il GDPR, sono considerate dati personali. Pertanto, è necessario ottenere un consenso per poter eventualmente diffondere quelle foto sui social o su altri media, e il consenso deve essere esplicito, informato e specifico. Questo significa che le persone devono firmare una liberatoria che indichi chiaramente come verranno utilizzate le loro immagini, su quali piattaforme (come social network o siti web aziendali), per quanto tempo, e chi avrà accesso alle foto
Niente panico? Ni!
Allora, pensiamo a questo consenso:
– Sì, deve esserci quello di tutte – ma proprio tutte – le persone ritratte.
– Se ci sono minori tra i presenti, bisogna ottenere il consenso firmato da parte dei genitori o dei loro tutori legali.
– La liberatoria da firmare deve esplicitamente dichiarare l’uso che si potrebbe fare delle immagini, per esempio la pubblicazione delle foto sui social, per l’appunto.
Moduli cartacei da firmare? Bisognerà quindi archiviarli. Ma qui sorge un altro problema: il consenso deve poter essere revocato in qualsiasi momento. Quindi non solo devono essere archiviati ordinatamente, deve sempre essere possibile riprenderli e selezionarli. Un bel dispendio di tempo, spazio ed energia… Forse la digitalizzazione e un tocco di PrivacyLab potrebbero fare molto, molto comodo.
E se il consenso non c’è?
Basta che una singola persona sia presente in un’immagine e che questa persona non abbia esplicitamente concesso il suo consenso per rendere impossibile la pubblicazione di quella foto sui social.
Quindi un consiglio decisamente utile è quello di informare per tempo anche chi scatta le foto su chi ha negato il consenso per evitare di includere queste persone nelle immagini. Ricorda però che la responsabilità rimane dell’azienda, ecco perché per quanto come consiglio possa essere utile, ci sono altri accorgimenti che possono risultare ancora più funzionali.
Spazio clic
Quale è il valore dei dati personali nell’era digitale? Potremmo paragonare i dati personali come nuovi Ed ecco allora che un altro consiglio fondamentale è quello di designare aree specifiche all’interno della location dell’evento dove è chiaro che si possono scattare foto, come photobooth o sale designate, segnalate con cartellonistica adeguata. È importante che queste aree vengano evidenziate chiaramente, in modo che chi non voglia apparire nelle immagini possa semplicemente evitarle.
Piccola tip utile: tutto questo non si applica a foto a campo largo, dove le persone non sono riconoscibili. Questo tipo di foto può essere pubblicato senza necessità di consenso, poiché non identifica specificamente gli individui.
Foto sui social in breve
Riassumiamo la questione in poche parole:
– Serve il consenso di tutti
– Il consenso deve essere esplicito, informato e REVOCABILE
– Aree designate e presenti (e fotografi) consapevoli ti semplificano la vita
Ma, soprattutto, la responsabilità ricade sempre sull’azienda in caso di mancata compliance.
La sostenibile importanza della privacy
Insomma, mentre condividere le foto sui social di una festa o di un evento aziendale può sembrare un modo innocuo per celebrare un bel momento, è essenziale rispettare le normative sulla privacy e il GDPR. Ottenere il consenso esplicito, informato e specifico è fondamentale per proteggere i diritti delle persone ritratte e per evitare potenziali problemi legali. Ricorda sempre che ognuno ha diritto alla propria privacy, e una gestione attenta e rispettosa delle immagini è un segno di professionalità ed etica.
