È possibile verificare se un candidato ha precedenti penali? I precedenti penali rientrano tra i dati giudiziari, disciplinati dall’articolo 10 del GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati). Si tratta di informazioni sensibili il cui trattamento è consentito solo in presenza di specifiche basi giuridiche previste dalla legge: il datore di lavoro può raccogliere esclusivamente informazioni pertinenti alla mansione, con specifiche misure di sicurezza per la gestione e la conservazione di tali dati.
L’azienda può consultare direttamente il casellario giudiziale di un candidato?
In linea generale, no, ma la risposta è più complessa di quanto possa sembrare.
Un’azienda privata non può rivolgersi direttamente alla Pubblica Amministrazione per ottenere informazioni sui precedenti penali di un candidato, perché l’accesso a questi dati è infatti consentito soltanto nei casi previsti da norme specifiche. Le eccezioni riguardano, per esempio, attività che comportano il contatto diretto e regolare con minori oppure particolari procedure pubbliche per cui la verifica dei requisiti è espressamente prevista dalla legge. Al di fuori di questi casi, il datore di lavoro non può effettuare controlli autonomi sui precedenti del candidato.
Come raccogliere informazioni in modo conforme?
Quando la natura della posizione lo giustifica, l’azienda può acquisire alcune informazioni direttamente dal candidato, ma ci sono ovviamente dei limiti.
Una strada percorribile è l’utilizzo di un questionario informativo o di una dichiarazione sostitutiva privata durante il processo di selezione. Le domande, però, devono rispettare quanto previsto dall’articolo 8 dello Statuto dei Lavoratori, ovvero le informazioni richieste devono essere strettamente pertinenti alle mansioni da svolgere e alla valutazione dell’idoneità professionale. Non è quindi possibile effettuare richieste generiche o esplorative sui precedenti giudiziari del candidato.
Quando è possibile richiedere il certificato?
In alcune situazioni specifiche, il datore di lavoro può chiedere al candidato di procurarsi autonomamente il certificato del casellario giudiziale e di esibirlo.
Anche in questo caso, però, la richiesta è legittima soltanto quando esiste una precisa giustificazione normativa oppure quando tale requisito è previsto dai contratti collettivi applicabili alla mansione.
Un errore ancora piuttosto diffuso consiste nel basare questa richiesta sul consenso del candidato. In realtà, il consenso non rappresenta una base giuridica valida per il trattamento dei dati giudiziari nel rapporto di lavoro. Secondo l’orientamento consolidato del Garante Privacy e della giurisprudenza, lo squilibrio di potere tra datore di lavoro e candidato non consente di considerare tale consenso come realmente libero.
Come conservare i dati giudiziari?
Quando la raccolta è consentita, anche la conservazione deve rispettare regole rigorose.
- Per i candidati non assunti, la documentazione relativa ai precedenti deve essere eliminata al termine della selezione.
- Per i candidati assunti, il documento può essere conservato nel fascicolo personale per la durata del rapporto di lavoro e, se necessario per finalità di prova e compliance, fino a dieci anni dalla cessazione del contratto.
L’accesso deve essere limitato esclusivamente al personale autorizzato, come gli addetti HR o l’amministratore dell’azienda. I documenti cartacei dovrebbero essere custoditi in archivi protetti, mentre quelli digitali devono essere conservati in cartelle cifrate e accessibili tramite credenziali adeguate.
Insomma, la verifica dei precedenti penali non è uno strumento liberamente utilizzabile durante il recruiting. Per le aziende private vale il principio della minimizzazione dei dati: raccogliere solo le informazioni realmente necessarie e soltanto quando una norma lo consente. Un approccio corretto tutela non solo la privacy dei candidati, ma anche l’organizzazione da possibili sanzioni e contestazioni.
FAQ – Controllo dei precedenti penali dei candidati
In generale no. Un’azienda privata non può accedere direttamente al casellario giudiziale di un candidato rivolgendosi alla Pubblica Amministrazione. L’accesso è consentito solo nei casi previsti da specifiche disposizioni di legge.
Solo in situazioni particolari. La richiesta è legittima quando la mansione da svolgere lo richiede espressamente per legge oppure quando è prevista dai contratti collettivi applicabili. In assenza di una base normativa, la richiesta non è consentita.
Il trattamento di dati giudiziari senza una base giuridica adeguata può esporre l’azienda a sanzioni in materia di protezione dei dati personali, oltre a possibili contestazioni da parte dei lavoratori o delle autorità competenti.
No. Il consenso non costituisce una valida base giuridica per il trattamento dei dati giudiziari nel contesto lavorativo. Secondo il Garante Privacy e la giurisprudenza, il rapporto di forza tra datore di lavoro e candidato impedisce di considerare il consenso realmente libero.
Sì. I precedenti penali rientrano nella categoria dei dati giudiziari disciplinati dall’articolo 10 del GDPR. Per questo motivo sono soggetti a regole particolarmente rigorose in materia di raccolta, trattamento e conservazione.
Può farlo solo se le informazioni richieste sono strettamente pertinenti alle mansioni da svolgere e alla valutazione dell’idoneità professionale. Le domande devono rispettare quanto previsto dall’articolo 8 dello Statuto dei Lavoratori.
Se la raccolta è prevista dalla legge, il documento può essere conservato nel fascicolo personale per tutta la durata del rapporto di lavoro e, generalmente, fino a dieci anni dalla cessazione del contratto per esigenze di compliance e di prova in caso di controlli.
La documentazione dovrebbe essere eliminata al termine della procedura di selezione. Conservare dati giudiziari senza una specifica finalità o base giuridica può comportare rischi di non conformità al GDPR.
L’accesso deve essere limitato esclusivamente ai soggetti autorizzati, come il personale HR incaricato o l’amministratore aziendale. I documenti devono essere conservati con adeguate misure di sicurezza, sia in formato cartaceo sia digitale.
