La videosorveglianza in azienda è uno strumento sempre più diffuso per garantire sicurezza, protezione del patrimonio e controllo degli accessi. Naturalmente, però, il suo utilizzo è regolato da normative precise che impongono limiti e obblighi, soprattutto quando le telecamere possono coinvolgere i lavoratori.
Finalità lecite e limiti d’uso
La legge consente l’installazione di sistemi di videosorveglianza in azienda solo per scopi specifici e legittimi:
- finalità effettive di sicurezza
- tutela del patrimonio
- comprovate esigenze organizzative e produttive
L’importante è che tale sorveglianza non comporti un controllo a distanza dell’attività lavorativa.
Le riprese possono incidentalmente inquadrare i lavoratori, ma solo se ciò avviene in modo non sistematico e per finalità diverse dal controllo diretto. E’ comunque possibile adottare delle misure per ridurre l’impatto privacy del trattamento (es. cambio di angolazioni, mascheramento delle aree non rilevanti etc).
È sempre fondamentale che queste finalità siano chiaramente indicate nella privacy policy aziendale.
Conservazione dei dati e aree sensibili
I dati raccolti devono essere pertinenti e limitati a quanto strettamente necessario. Le telecamere non devono inquadrare le postazioni di lavoro in modo continuativo, ma solo aree strategiche come ingressi, uscite o zone di cassa. Anche la durata di conservazione dei filmati deve essere contenuta: in genere, non oltre le 24-48 ore, salvo eccezioni motivate (es. festività, chiusure aziendali prolungate, investigazioni interne).
Informativa e trasparenza
Uno degli obblighi più importanti è quello di informare tutte le persone potenzialmente riprese — dipendenti, clienti, visitatori o passanti. La compliance si articola su due livelli:
- Cartello informativo: deve essere ben visibile e contenere il nome del titolare del trattamento, le finalità della videosorveglianza, il periodo di conservazione dei dati e un riferimento per accedere all’informativa completa.
- Informativa privacy completa: disponibile su richiesta, deve dettagliare i diritti degli interessati e le modalità di trattamento
La mancata informazione è una delle violazioni più frequenti e può comportare pesanti sanzioni.
DPIA e autorizzazioni
Se l’installazione delle telecamere comporta un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone, è obbligatoria una Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA). Questo documento analizza i rischi e le misure adottate per mitigarli.
Inoltre, lo Statuto dei Lavoratori impone che l’installazione di telecamere che possono anche solo potenzialmente controllare l’attività lavorativa sia preceduta da un accordo sindacale o, in sua assenza, da un’autorizzazione preventiva dell’Ispettorato del Lavoro.
Errori da evitare
Per una videosorveglianza in azienda conforme alla normativa, è essenziale evitare:
- Riprese continuative dei dipendenti durante il lavoro
- Telecamere nascoste, salvo autorizzazione giudiziaria per indagini penali
- Mancanza di informativa chiara e accessibile
Implementare un sistema di videosorveglianza efficace e legale significa tutelare l’azienda senza compromettere i diritti delle persone, e, come sempre, un approccio trasparente e conforme è la chiave per trasformare la sicurezza in valore.
